קבוצת סופרין היא חברת נדל"ן העוסקת בייזום פרויקטים בהיקפים גדולים [מידע על סופרין ועל הפרויקטים של הקבוצה תוכלו למצוא באתר השיווקי .
הקבוצה מלווה את כלל הפרויקטים שבחסותה משלב הייזום, דרך תהליך התכנון וההקמה, ועד לגמר הפרויקט כשהוא מוכן לאכלוס, לרבות ניהול בירוקרטי הנדרש בתהליכים שונים בפרויקט למול כלל השותפים, לקוחות הפרויקטים והספקים השונים (כגון: חוזים, תשריטים, תוכניות, מידע פיננסי, חשבוניות/קבלות ועוד).
יצויין כי טרם הקמת הפורטל, סופרין ניהלה ושמרה את כל המידע והמסמכים השונים עבור פרויקט/שותף ספציפי במאגר בdropbox.
בשיטת העבודה הנ"ל, אופן הפצת המסמכים השונים אל כלל השותפים נעשה באמצעות דוא"ל ע"י מנהל הפרויקט הרלוונטי בסופרין (ברוב הפרויקטים מדובר במאות של שותפים...), כאשר השמירה והתיוק של המסמכים, במאגר המסמכים של הקבוצה, נעשה ע"י כל מנהל פרויקט באופן עצמאי, לפי לוגיקה וסדר שנקבעו על ידו כראות עיניו (כלומר- לא היה כל נוהל אחיד לארגון/לקבוצה).
יצויין כי גם עדכון השותפים בקצב התקדמות הפרויקט, ו/או בטיפול בבקשותיהם לקבל מסמך כזה או אחר ו/או בכל בקשה אחרת – היה כרוך בפניה ישירה של השותפים לסופרין, כלומר, בפניה טלפונית אל מנהלי הפרויקטים או באמצעות מייל– מצב שהצריך לא פעם, זמן המתנה ממושך עד לקבלת המענה.
שיטת העבודה טרם הקמת הפורטל בסופרין הובילה להצפת מנהלי הפרויקטים השונים בפניות טלפוניות ומיילים ובנוסף היה קושי רב באיתור ושליפת המסמכים.
בשל קשיים אלה, התעורר הצורך בהקמת מערכת ייעודית, אשר מחד - תאפשר ארגון וסדר עקביים ואחידים בחברה, ומאידך - תנגיש לכלל השותפים את כל המידע הנידרש להם, באופן מיידי, דבר שיצמצם למינימום הצורך בפניות טלפוניות או בכתיבת מיילים לנציגי סופרין, כמו גם את הצורך בטיפול בפניות אלה.
מה עשינו...
תחילת העבודה היתה הכרת הצרכים והדרישות של הלקוח, אפיון מגובש של המערכת הייעודית הנידרשת על מנת ליתן מענה לדרישות הלקוח, לרבות הפתרון הטכנולוגי.
הפורטל אופיין לאורכו ולרוחבו, 'נתפר' לצרכים של סופרין באופן מדויק, תוך שימת דגש על פשטות, נוחות, פונקציונליות ומהירות שליפת מידע. ר' האפיון המפורט - כאן.
הפורטל משלב תצוגות מסמכים שונים לפי קטגוריות ונושאים (עם אפשרות הורדה/הדפסה), לצד מידע אישי (פיננסי או אחר), וכן מידע עדכני אודות הפרויקטים עצמם, סטטוס הפרויקטים ועדכונים שוטפים. לצורך המחשה ראו לינק לעיצוב שהוכן בהתבסס על האפיון כאן, אשר לימים אושר ויושם בפועל.
מערכת ניהול התוכן (הback office) של הפורטל 'נתפרה' ופותחה from scratch, עם ממשק משתמש ידידותי קל לתפעול ושליטה על איזורי התוכן בפורטל, לרבות מנגנון הרשאות ניהול תוכן עם קבוצות הרשאה שונות.
כתובת האתר: https://www.sufrin-group.com